För att tillgodose olika arbetsflöden och ge dig full kontroll över hur mycket arbete Briox ska hantera automatiskt är bankautomatiseringen uppdelad i två separata nivåer:
- Matchning – avgör om Briox hittar rätt faktura, verifikation, utkast eller mall för en banktransaktion.
- Bearbetning – avgör vad som händer efter att en matchning har hittats: ska Briox automatiskt bokföra och stämma av transaktionen, eller lämna den för manuell granskning?
Varje nivå kan aktiveras eller inaktiveras oberoende av den andra, så att du kan välja den automatiseringsgrad som passar ditt arbetsflöde.
Läs mer om automatisk matchning av betalningar med verifikationer och utkast, samt matchning av transaktioner med mallar.
Under Banking → Stäm av banktransaktioner visar Briox de matchningar som har hittats och färgkodar dem:
🟢 Grön – Fullständig matchning. Belopp och referens stämmer exakt överens. Säkert att bearbeta.
🟡 Gul – Matchning med en avvikelse inom det tillåtna avvikelseintervallet. Granska innan bearbetning.
Innehåll
- Aktiviera automatisk matchning
- Aktivera matchning av betalningar baserat på referensnummer
- Aktivera matchning av betalningar utan referensnummer
- Parametrar för automatisk matchning
- Automatchning för fakturor med återkommande referenser
- Parametrar för matchning utan referensnummer
- Skapa matchlistan
- Användarrättigheter
- Automatisk bearbetning
- Flödesdiagram
Aktivera Automatisk matchning
Automatisk matchning aktiveras under Inställningar - Bokföring - Automatisering Bank.
Dessa inställningar för automatisk matchning påverkar endast importen av kontoutdrag.
Aktivera matchning av betalningar baserat på referensnummer
Föreslå matchningar automatiskt för fakturor baserad på fakturareferens slår på matchningen av kund- och leverantörsfakturor och betalningar som importeras med kontoutdraget, med hjälp av referensnummer.
Den här inställningen är aktiverad som standard i nya konton.
Om du arbetar med inkommande referensbetalningar matchas dessa alltid automatiskt vid import.
För att ytterligare automatisera ditt arbetsflöde kan du tillåta Briox att:
- Hantera avvikelser som skapas av påminnelseavgifter automatiskt
- Skapa regler som gör att Briox automatiskt kan hantera avvikelser vid matchning av fakturor och banktransaktioner
Aktivera matchning av betalningar utan referensnummer
Banktransaktioner som anländer utan ett referensnummer lämnas normalt för manuell hantering. Om du vill att Briox även ska försöka matcha dem, aktivera detta. Det fungerar tillsammans med referensnummerbaserad matchning, inte som en ersättning för den.
Parametrar för automatisk matchning av betalningar med referensnummer
Betalningar med ett referensnummer matchas när:
För leverantörsbetalningar: Referensnumret och IBAN stämmer exakt överens.
- 🟢 Grön om även beloppet stämmer exakt (full betalning)
- 🟡 Gul om det finns en avvikelse i beloppet (delbetalning)
För kundbetalningar: Referensnumret stämmer exakt.
- 🟢 Grön om även beloppet stämmer exakt (full betalning)
- 🟡 Gul om det finns en avvikelse i beloppet (delbetalning)
Om flera fakturor delar samma referensnummer tittar Briox först på beloppet (måste stämma exakt) och därefter på datumet, så att fakturorna matchas i rätt ordning. Dessa matchningar markeras med gult.
Automatchning för fakturor med återkommande referenser
För kund- och leverantörsfakturor med återkommande referensnummer är matchningsprioriteten:
exakt belopp → närmast belopp → äldsta fakturan.
Parametrar för matchning utan referensnummer
Om du också vill att betalningar utan referensnummer ska matchas, välj vilka parametrar som matchningarna ska göras på.
Parametrar för matchningen är:
-
Fakturanummer
och/eller
- Kund / Leverantörsnamn
-
Datum (max antal dagars avvikelse, max 90)
Belopp (maximal beloppsavvikelse i basvaluta — användbart för exempelvis påminnelseavgifter)
Se nedanför.
När matchningar görs utan referensnummer görs även följande bakgrundskontroller för att en matchning ska vara möjlig:
Tecknet framför summan:
- Summan i transaktionen måste vara positivt för att kunna matchas mot en kundfaktura och negativt för att kunna matchas mot en leverantörsfaktura.
IBAN:
- På samma sätt som vid matchning av transaktioner baserat på referensnummer söker systemet alltid efter matchning på IBAN i leverantörsregistret
Resultat av namn-baserad matchning:
- 🟢 Alla tre villkor stämmer utan avvikelse → fullständig matchning
- 🟡 Ett, två eller alla tre ligger inom den förinställda toleransen → matchning med avvikelse
- ❌ Ett eller flera villkor uppfylls inte → ingen matchning
Kund/Leverantörsnamn
Kundnamnet är en match:
- Oavsett Stora bokstäver,
- Oavsett företagsformer
till exampel:
I Briox har vi -> på betalningen har vi
The book store AB -> THE BOOK STORE
The book store AB -> The book store
The book store AB -> The Book Store
The book store AB -> The book Store AB
The book store AB -> AB the book store
Kundnamn är INTE en match på exampel:
- TheBookstore -> Ingen match (orden sitter ihop)
- Book Store AB -> Ingen match (saknas “the”) eftersom ett ord saknas i namnet
- The Bok store -> Felstavat är ingen match
Datum /Max antal dagars skillnad
I datumfältet anger du max antal dagar skillnad mellan betalningsdatumet på Briox-fakturan och det från banken. Högst 90 dagar är tillåtna.
Summa - + / -
Skriv en summa som är den maximala skillnaden mellan summan på fakturan och betalningen - i basvalutan (SEK). Till exempel kan detta vara samma summa som påminnelseavgiften debiteras av företaget eller någon form av vanlig avvikelse som finns.
Valuta ska inte beaktas eftersom valutabetalningar inte hanteras under bank ännu.
Skapa matchlistan
När du manuellt matchar en betalning mot en faktura med ett annat namn frågar Briox om du vill spara matchningen. Om du svarar ja läggs det namnparet till i listan för regler för kund-/leverantörsnamnsmatchning och används automatiskt nästa gång.
Från denna tabell kan användaren:
- Få en översikt över alla matchningar som används
- Se vem som skapade matchningarna
- Radera matchningen
Automatisk bearbetning
När en transaktion har matchats kan Briox även slutföra processen – bokföra verifikationen och stämma av den – utan att du behöver klicka på Bearbeta. Detta styrs av tre oberoende inställningar som är avstängda som standard i nya konton. Du kan aktivera dem en i taget, i valfri kombination beroende på ditt arbetsflöde.
- Automatisk bearbetning av matchade bankverifikationer – när en banktransaktion matchas mot en befintlig verifikation med exakt belopp bokför och stämmer Briox automatiskt av verifikationen.
- Automatisk bokföring av matchade verifikationsutkast – när en banktransaktion matchas mot ett verifikationsutkast med exakt belopp bokför Briox utkastet som en verifikation och stämmer av det. Eventuella kopplade dokument följer med.
- Automatisk bokföring av matchade mallar – när en banktransaktion matchas mot en bankmall med exakt belopp skapar Briox en verifikation från mallen och stämmer av den.
Viktigt: Automatisk bearbetning sker endast vid exakta beloppsmatchningar (grönt i listan). Allt som matchas med en beloppsavvikelse lämnas alltid för granskning av dig.
Användarrättigheter
Möjligheten att aktivera automatisk matchning samt aktivera och ange manuella inställningar för transaktionsmatchning regleras båda av följande användarrättigheter som måste kontrolleras under Behörighet Bokföring
Under Bank -> Hantera bankfunktioner
Under Leverantörsfakturor ->
Flöde
Kommentarer
0 kommentarer
logga in för att lämna en kommentar.