Kivra: Aktivering och funktionalitet

Kivra–Briox-integration för aktiebolag (Ab, Ltd)

Läs mer om Kivra för företag:  https://kivra.se/sv/foretag/
 

Vad integrationen gör:

Med Kivra–Briox-integrationen kan ditt företag:

• Skicka kundfakturor direkt från Briox till mottagares Kivra-konton.
• Hämta leverantörsfakturor från Kivra till Briox där de visas under Inkommande dokument för hantering och betalning.

Aktiveringsinstruktioner:

Innan du aktiverar Kivra-integrationen säkerställ att följande fält är ifyllda under Inställningar – Företagsinställningar – Företagsinformation:

• Företagsnamn
• Organisationsnummer
• Momsregistreringsnummer

Så här aktiverar du integrationen:

1. Gå till Inställningar – Bokföring / Fakturering – Kivra.
   
   
2. Ditt företagsnamn och momsregistreringsnummer kommer att vara ifyllda.
   
   
3. Du har möjlighet att uppdatera avsändarnamnet. Det är detta namn som kommer att visas för kunder som tar emot fakturor via Kivra.
   
   
4. Klicka på Anslut Kivra.
   
   
5. När du ansluter godkänner du automatiskt Kivras användarvillkor.
   
   
6. Briox kontrollerar om ett Kivra-konto redan finns: 
   
   1. Om ett konto finns kopplas det automatiskt.
   2. Om inget konto finns skapas ett nytt.
      
      
7. Du får en bekräftelse när anslutningen är klar.

Obs: Du måste vara systemadministratör för att kunna aktivera integrationen.
Läs mer om administratörer i Briox.
 

Efter aktivering

När integrationen har aktiverats ändras vyn och du får istället möjlighet att stänga av integrationen under Inställningar – Bokföring / Fakturering – Kivra.

Du kan nu även aktivera hämtning av leverantörsfakturor från Kivra till Briox:

• Klicka på Aktivera hämtning
• Fyll i ditt Organisationsnummer
• Identifiera dig med BankID 
• När sidan har laddats om ser du om hämtning av leverantörsfakturor är aktiv eller inte.
  
  

Arbetsflöde

Hämtning av leverantörsfakturor 

• Briox får en notis så snart nytt innehåll finns i din Kivra-inkorg och hämtar automatiskt alla nya leverantörsfakturor.
  
  
• De nya fakturorna visas under Inkommande dokument i Briox.
  
  
• En dubblettkontroll genomförs för att undvika dubbletter.
  
  
• När en leverantörsfaktura har hämtats markeras den som Behandlad i Kivra.

Obs: När fakturor hämtas från Kivra sätts den standardmässiga momssatsen på 25 % på fakturan. Kontrollera momssatsen och justera den vid behov. Tryck på Enter på sista raden för att fakturan ska balansera.
Mer komplett konteringsinformation kommer att skickas från Kivra till Briox under hösten.

Skicka kundfakturor

• Till ett företag (B2B):
  Du behöver ange organisationsnummer
• Till en privatperson (B2C):
  Ange personnummer eller e-postadress

Så skickar du kundfakturor via Kivra

• I kundregistret markeras kunder som har en aktiv Kivra-brevlåda med en ✅ grön bock (kan aktiveras i listinställningarna).

• Ställ in Kivra som standardleveranssätt för din kund i registret.
  
  
• Då kommer Kivra att synas:

  • På kundkortet i registret

  • I fakturavyn

  • I fakturalistan

För att kunna skicka från fakturalistan, där du kan hantera flera fakturor samtidigt, behöver du:

• Säkerställa att Kivra är inställt som leveranssätt på kunden
• Välja Standard som Åtgärd i fakturalistan för att kunna skicka flera fakturor till Kivra samtidigt
  När fakturorna skickats framgångsrikt till kundens Kivra-inkorg visas det med en grön K i fakturalistan (se nedan).

Obs:
Du kan inte skicka kreditfakturor till Kivra, använd istället e-post för dessa.

Loggning och hantering

• Alla Kivra-händelser loggas i Briox aktivitetslogg. 
  
  

• När du skickar fler än 10 fakturor samtidigt hamnar de i en kö för säker hantering – se Köade rapporter.