Innehåll
Samla in saknade kvitton och dokument utan att lämna Briox
Arbetsflöde 1 – Begär från en banktransaktion
Arbetsflöde 2 – Begär från en verifikation
Arbetsflöde 3 – Bokför banktransaktion till ett interimskonto och begär underlag (kommer snart)
Begär underlag från användare utan app
Samla in saknade kvitton och dokument utan att lämna Briox
Saknade kvitton och dokument är en av de vanligaste orsakerna till att redovisningskonsulter fastnar vid avstämningar, månadsavslut och revisioner. Med funktionen Begär underlag kan du be kunder och appanvändare att skicka in de saknade underlag direkt från Briox.
När ett dokument tas emot kopplas det automatiskt till relevant banktransaktion eller verifikation, vilket eliminerar manuell uppföljning och matchning. Du kan följa statusen på begäran genom hela processen och snabbt se vilka dokument som fortfarande saknas, har mottagits eller granskats.
Använd funktionen för att:
- Begära kvitton för banktransaktioner
- Samla in underlag för manuellt bokförda verifikationer
- Följa upp saknad dokumentation direkt i Briox
- Följa status för alla underlagsförfrågningar
- Minska manuell matchning och administration
Det finns tre sätt att begära underlag beroende på var du upptäcker att underlag saknas och vilket arbetsflöde som passar bäst.
| Arbetsflöde | Använd när |
| Begär från en banktransaktion | Du vill att dokumentet och dess verifikation ska kopplas direkt till en banktransaktion. |
| Begär från en verifikation | En verifikation finns redan men saknar underlag. Behöver inte vara kopplad till banken. |
| Bokför till ett interimskonto och begär senare (kommer snart) | Du vill slutföra bankavstämningen nu och samla in underlag senare. |
Arbetsflöde 1 – Begär från en banktransaktion
Plats: Bank → Hantera transaktioner
Använd detta arbetsflöde när du granskar banktransaktioner och upptäcker att underlag saknas.
Begär ett underlag
- Välj en eller flera banktransaktioner.
- Klicka på Begär underlag.
- Välj mottagaren.
- Skicka begäran.
Briox:
- Markerar transaktionen som Underlag begärt
- Skickar en push-notis eller e-post till mottagaren
- Spårar förfrågans status automatiskt
När underlaget har mottagits
Mottagaren kan:
- Ladda upp ett kvitto eller en faktura
- Ladda upp en PDF eller bild
- Markera kvittot som förlorat
- Ange att underlaget fortfarande är på väg
När ett underlag laddas upp:
- Visas det i Inkommande dokument
- Det får statusen Mottaget
- Den relaterade banktransaktionen uppdateras automatiskt
Granska och bokför
- Öppna det mottagna dokumentet.
- Verifiera konteringen.
- Bokför verifikationen.
Banktransaktionen stäms då av automatiskt.
När granskningen är klar klickar du på Markera som granskad för att ta bort begäransstatusen.
Om fel dokument laddades upp, ta bort begäran och skapa en ny.
Arbetsflöde 2 – Begär från en verifikation
Plats: Bokföring → Verifikationslista
Använd detta arbetsflöde när en verifikation redan finns men saknar underlag.
Exempel inkluderar:
- Löneunderlag
- Tidrapporter
- Bokslutsavstämning
- Manuellt bokförda verifikationer
Begär ett underlag
- Välj en eller flera verifikationer.
- Klicka på Begär underlag.
Briox markerar de valda verifikationerna som Underlag begärt.
Granska mottagna underlag
När mottagaren laddar upp ett underlag:
- Kopplas underlaget automatiskt till verifikationen
- Verifikationens status ändras till Underlag mottaget
Du kan sedan:
- Öppna verifikationen.
- Granska underlaget.
- Klicka på Markera som granskad.
Granskningskön stödjer både individuell hantering och masshantering.
Arbetsflöde 3 – Bokför banktransaktion till ett interimskonto och begär underlag
Kommer snart
Plats: Bank → Hantera transaktioner
Använd detta arbetsflöde när du vill slutföra din bankavstämning omedelbart och samla in underlag senare.
Typiska exempel inkluderar månadsavslut när du upptäcker att kvitton ännu inte har lämnats in.
Hur det fungerar
- Välj banktransaktionerna.
- Välj Bokför till interimskonto.
- Välj det interimskonto som ska användas.
Briox:
- Skapar en verifikation per transaktion
- Markerar varje verifikation som Väntar på underlag
- Skickar en underlagsförfrågan till mottagaren
- Slutför bankavstämningen
När underlaget tas emot senare:
- Öppna verifikationen.
- Byt ut interimskontot mot rätt kostnadskonto.
- Spara den uppdaterade verifikationen.
Banktransaktionen förblir avstämd.
Så svarar appanvändaren
Mottagare som använder Briox-appen får en notis i appen.
De kan:
- Ladda upp en PDF eller bild på ett kvitto
- Markera kvittot som förlorat
- Ange att underlaget fortfarande är på väg
Svaren syns omedelbart i Briox under Bank, Inkommande dokument eller Verifikationslistan.
.
Begär underlag från användare utan app
Du kan begära underlag från personer som inte använder Briox-appen. Mottagaren får ett e-postmeddelande med information om begäran och instruktioner för att tillhandahålla dokumentet.
E-postmeddelandet innehåller:
- Transaktionsdatum
- Belopp
- Leverantörsinformation (om tillgängligt)
- Eventuella instruktioner från avsändaren
Obs: Dokument som laddas upp utanför arbetsflödet för underlagsförfrågningar får inte automatiskt status som Begärt, Mottaget eller Granskat.
Behörighet
För att begära och granska underlag behöver användare rätt behörighet.
Arbetsflöde 1 och 2
- Bank → Arbeta med bank
- Inkommande dokument → Hantera inkommande dokument
Arbetsflöde 3
- Bokföring → Arbeta med verifikationer
Kommentarer
0 kommentarer
logga in för att lämna en kommentar.