För partnerbyråer och self-service-kunder
Den här guiden beskriver hur ett bolag flyttas från Fortnox till Briox på ett strukturerat och säkert sätt. Guiden omfattar hela flödet: planering, förberedelser i Fortnox, genomförande av migrationen, kontroll efter import och hur man kommer igång i Briox efter flytten.
Innehållsförteckning
Viktigt: Fortnox-importen är i beta
Viktigt att känna till innan du börjar
Ansvar och rekommenderat arbetssätt
Steg-för-steg: Före migrationen
1. Bokför allt som ska bokföras i Fortnox
2. Stäm av så mycket som möjligt i Fortnox
3. Dokumentera det som inte är avstämt
4. Gå igenom öppna kund- och leverantörsfakturor
6. Kontrollera tillgången till Fortnox
Om det är en helt ny klient i Briox
Alternativ 1: Migration via API/integration
Alternativ 2: Migration via filimport
Hantera avstämning i Briox efter migrationen
Rekommenderat flöde från start till klart
Vanliga saker att tänka extra på
Om balansrapporten inte stämmer
Om resultatrapporten inte stämmer
Om kund- eller leverantörsfakturor saknas
Om avstämningen inte ser likadan ut
Om ni behöver hämta mer information från Fortnox
Viktigt: Fortnox-importen är i beta
Fortnox-importen är i dagsläget i beta och är ännu inte officiellt släppt. Det innebär att det är extra viktigt att kontrollera resultatet noggrant efter genomförd migration.
Om ni upptäcker att något inte har importerats korrekt, eller om något ser avvikande ut, ska detta återrapporteras till Briox så att vi kan undersöka det vidare. Maila: support@briox.se
Eftersom funktionen fortfarande är i beta behöver migrationsverktyget aktiveras manuellt per bolag. Kontakta Briox support eller din Customer Success-kontakt om du vill ha hjälp med att slå på funktionen.
|
Grundprincip Migrationsverktyget är tänkt att användas som en engångsmigration. Det ska inte användas som en löpande synk eller kontinuerlig uppdatering mellan Fortnox och Briox under en övergångsperiod. Det går inte dagsläget inte att backa en migration, kontrollera därför att förarbetet är gjort innan den startas. |
Översikt
| Del | Vad som görs |
|---|---|
| 1. Planera | Välj brytdatum, bestäm ansvar och säkerställ fortsatt åtkomst till Fortnox. |
| 2. Förbered Fortnox | Bokför klart, stäm av, dokumentera oavstämda poster och stäng perioden. |
| 3. Migrera | Importera via API/integration eller filimport. |
| 4. Kontrollera | Jämför rapporter, register, bilagor och importerade uppgifter. |
| 5. Börja i Briox | Markera tidigare avstämda poster och fortsätt arbetet i Briox. |
Viktigt att känna till innan du börjar
Planera migrationen som ett tydligt systembyte med ett bestämt brytdatum. Efter brytdatumet ska arbetet fortsätta i Briox och inte parallellt i Fortnox.
Vi rekommenderar att migrationen inte görs sista dagen ni har åtkomst till Fortnox. Ha marginal för kontroller, kompletteringar och eventuell felsökning.
- Välj gärna ett periodslut. Det är ofta enklast att flytta efter en avslutad månad eller efter att momsperioden är klar.
- Bokför klart i Fortnox. Endast bokförda verifikationer följer med till Briox.
- Stäm av innan flytten. Ju mer som är avstämt i Fortnox, desto enklare blir det att komma igång i Briox.
- Dokumentera öppna poster. Oavstämda verifikationer, öppna fakturor och pågående betalningar behöver följas upp separat.
- Arbeta inte parallellt. Efter genomförd migration bör det dagliga arbetet fortsätta i Briox.
Vad följer med i migrationen?
Migrationsverktyget kan importera följande från Fortnox till Briox:
- Kontoplan
- Kostnadsställen
- Projekt
- Ingående balanser
- Bokförda verifikationer
- Leverantörer
- Artiklar
- Kundregister
- Kopplade dokument, till exempel verifikationsbilagor
- Företagsinformation, om migrationen görs via API/integration
|
Kom ihåg Endast bokförda verifikationer följer med. Utkast, öppna fakturor och obokförda händelser behöver hanteras separat. |
Vad följer inte med?
Följande behöver kontrolleras och hanteras separat:
- Kundreskontra
- Leverantörsreskontra
- Avstämningsstatus på verifikationer
- Eventuella oavstämda bankhändelser
- Pågående betalningar
- Obokförda underlag
- Eventuella arbetsflöden eller interna markeringar som finns i Fortnox
- Andra dokument i arkiv, löneuppgifter, anläggningsregister osv.
Eftersom avstämningsstatus inte följer med behöver ni dokumentera vad som är avstämt och inte avstämt i Fortnox innan migrationen görs. Detta är särskilt viktigt för bankkonton, vanligtvis konto 1930.
Ansvar och rekommenderat arbetssätt
| Vem | Rekommenderat ansvar |
|---|---|
| Partnerbyrå | Planera brytdatum tillsammans med klienten, bokför och stäm av i Fortnox, genomför migrationen, kontrollera rapporter och hjälpa klienten att börja arbeta i Briox. |
| Self-service-kund | Följ checklistan steg för steg, säkerställ att allt är bokfört i Fortnox, genomför migrationen och jämför rapporter innan arbetet fortsätter i Briox. |
| Klient/slutkund | Undvik att fortsätta arbeta i Fortnox efter brytdatumet. Lämna in underlag och information till byrån enligt överenskommen plan. |
Planering före migration
Välj ett datum då flytten ska göras. Det är ofta lämpligt att välja ett periodslut, till exempel efter en avslutad månad eller efter att momsperioden är klar.
-
Bestäm brytdatum.
-
Bokför klart så mycket som möjligt i Fortnox.
-
Stäm av bank och andra viktiga konton.
-
Dokumentera sådant som inte är avstämt.
-
Kontrollera om det finns öppna kund- och leverantörsfakturor.
-
Säkerställ att ni har fortsatt tillgång till Fortnox under en period efter migrationen.
- Planera när ni ska börja arbeta skarpt i Briox.
Steg-för-steg: Före migrationen
1. Bokför allt som ska bokföras i Fortnox
Endast bokförda verifikationer följer med till Briox. Säkerställ därför att alla verifikationer, underlag och periodens bokföring är färdigställda innan migrationen.
2. Stäm av så mycket som möjligt i Fortnox
Stäm av bankkonton, skattekonto och andra viktiga balanskonton. Ju mer som är avstämt innan migrationen, desto enklare blir det att komma igång i Briox.
3. Dokumentera det som inte är avstämt
Om det finns oavstämda verifikationer, bankhändelser eller pågående betalningar i Fortnox behöver dessa skrivas ner separat. Den informationen används sedan för att hantera rätt poster i Briox.
4. Gå igenom öppna kund- och leverantörsfakturor
Kund- och leverantörsrekontra följer inte med i migrationen. Därför behöver ni ha kontroll på vilka fakturor som är öppna vid brytdatumet och hur dessa ska hanteras i Briox efter flytten.
5. Stäng perioden i Fortnox
När bokföringen är klar bör perioden stängas i Fortnox så att inga ändringar görs efter att migrationen har genomförts.
6. Kontrollera tillgången till Fortnox
Säkerställ att ni har kvar åtkomst till Fortnox efter migrationen så att ni kan kontrollera uppgifter vid behov.
Om det är en helt ny klient i Briox
Om klienten är helt ny i Briox behöver ett räkenskapsår skapas innan migrationsverktyget kan användas. Skapa först aktuellt räkenskapsår i Briox och gå sedan vidare med migrationen.
Genomför migrationen
Migrationen görs i Briox via:
Bokföring → Import → Migrera från Fortnox
Det finns två sätt att migrera: API/integration eller filimport.
Alternativ 1: Migration via API/integration
Det här alternativet används om ni har möjlighet att ansluta till Fortnox via integration.
Vid API-migration kan Briox hämta data direkt från Fortnox. API-migrationen kan importera samtliga räkenskapsår i korrekt ordning, eller ett specifikt räkenskapsår om ni väljer det.
- Använd API-migration om möjligt.
- Migrera alla räkenskapsår som finns i Fortnox.
- Kontrollera summeringen efter importen.
- Gå igenom eventuella varningar innan ni börjar arbeta vidare i Briox.
Alternativ 2: Migration via filimport
Filimport används när ni exporterar filer från Fortnox och laddar upp dem manuellt i Briox. Vid filimport behöver varje räkenskapsår hanteras separat och importeras i rätt ordning.
Börja med att skapa det första räkenskapsåret i Briox. När året är skapat importerar ni SIE-filen och de underlag som hör till det aktuella året. När importen för det året är klar skapar ni nästa räkenskapsår i Briox och importerar därefter SIE-filen och underlagen för det året. Fortsätt på samma sätt tills samtliga räkenskapsår är skapade och importerade.
Filer för leverantörsregister, kundregister och artikelregister behöver endast importeras i samband med det första räkenskapsåret. Dessa register behöver alltså inte importeras på nytt för varje år.
| Ordning vid filimport | Beskrivning |
|---|---|
| 1. Skapa äldsta räkenskapsåret | Skapa först det äldsta räkenskapsåret i Briox. |
| 2. Importera äldsta året | Importera året och kontrollera att det ser rimligt ut. |
| 3. Fortsätt framåt | Skapa och importera nästa år. Fortsätt år för år fram till det senaste året. |
| 4. Kontrollera IB/UB | Säkerställ att ingående och utgående balanser stämmer mellan åren. |
|
Vid differens mellan IB och UB Om ingående och utgående balanser inte stämmer mellan åren kan ingående balanser behöva föras över eller justeras manuellt i Briox. Detta görs under Register → Kontoplan → Ingående balanser. |
Efter migrationen
När migrationen är genomförd visas en sammanfattning i Briox. Gå igenom den noggrant innan ni börjar arbeta vidare.
- Vilka delar som importerades
- Om det finns varningar
- Om något saknas
- Om antal importerade poster verkar rimligt
- Om kopplade dokument och bilagor har följt med
- Om kundregister och leverantörsregister ser korrekta ut
- Om kontoplan, projekt och kostnadsställen ser korrekta ut
Kontrollera bokföringen
Efter importen ska ni jämföra rapporter i Fortnox och Briox.
| Kontroll | Vad ska kontrolleras? |
|---|---|
| Balansrapport | Jämför balansrapporten i Fortnox och Briox för samma period. |
| Resultatrapport | Jämför resultatrapporten i Fortnox och Briox för samma period. |
| Ingående balanser | Kontrollera att IB är korrekt, särskilt om ni har importerat via fil och hanterat flera räkenskapsår. |
| Verifikationer | Stickprova verifikationer och kontrollera datum, konton, belopp, kostnadsställen, projekt och bilagor. |
| Kund- och leverantörsregister | Kontrollera att registerinformationen ser rimlig ut och komplettera vid behov. |
| Artiklar | Kontrollera att artiklar har följt med om bolaget använder artikelregister. |
Hantera avstämning i Briox efter migrationen
Eftersom avstämningsstatus inte följer med från Fortnox behöver detta hanteras manuellt i Briox.
-
Gå till avstämningsverktyget i Briox.
-
Välj aktuellt bankkonto, vanligtvis 1930.
-
Markera de verifikationer som redan var avstämda i Fortnox som avstämda i Briox.
-
Lämna de verifikationer eller transaktioner som inte var avstämda i Fortnox som oavstämda i Briox.
- Använd dokumentationen från Fortnox för att säkerställa att rätt poster hanteras.
|
Viktigt Markera inte allt som avstämt automatiskt om det fanns öppna eller oavstämda poster i Fortnox. Dessa ska ligga kvar som oavstämda i Briox tills de kan matchas eller hanteras korrekt. |
Rekommenderat flöde från start till klart
-
Planera brytdatum.
-
Säkerställ att ni har tillgång till Fortnox även efter brytdatumet.
-
Bokför klart i Fortnox.
-
Stäm av bank och viktiga balanskonton.
-
Dokumentera oavstämda poster.
-
Gå igenom öppna kund- och leverantörsfakturor.
-
Stäng perioden i Fortnox.
-
Skapa räkenskapsår i Briox om det behövs.
-
Genomför migrationen via API eller filimport.
-
Gå igenom importsammanfattningen och eventuella varningar.
-
Jämför balansrapport och resultatrapport mellan Fortnox och Briox.
-
Kontrollera register, bilagor, projekt, kostnadsställen och artiklar.
-
Markera tidigare avstämda poster som avstämda i Briox.
-
Lämna oavstämda poster öppna för fortsatt hantering i Briox.
- Börja arbeta i Briox.
Checklista före migration
☐ Brytdatum är bestämt.
☐ Alla verifikationer som ska följa med är bokförda i Fortnox.
☐ Bankkonton är avstämda så långt det går.
☐ Oavstämda poster är dokumenterade.
☐ Öppna kundfakturor är dokumenterade.
☐ Öppna leverantörsfakturor är dokumenterade.
☐ Perioden är stängd i Fortnox.
☐ Ni har tillgång till Fortnox även efter migrationen.
☐ Räkenskapsår finns skapat i Briox om det krävs.
☐ Ni har valt om migrationen ska göras via API eller filimport.
Checklista efter migration
☐ Importsammanfattningen är genomgången.
☐ Eventuella varningar är kontrollerade.
☐ Balansrapport är jämförd mellan Fortnox och Briox.
☐ Resultatrapport är jämförd mellan Fortnox och Briox.
☐ Ingående balanser är kontrollerade.
☐ Verifikationer är stickprovskontrollerade.
☐ Bilagor och kopplade dokument är kontrollerade.
☐ Kundregister är kontrollerat.
☐ Leverantörsregister är kontrollerat.
☐ Artiklar är kontrollerade.
☐ Projekt och kostnadsställen är kontrollerade.
☐ Avstämda bankposter från Fortnox är markerade som avstämda i Briox.
☐ Oavstämda poster är kvar för fortsatt hantering i Briox.
☐ Arbetet har påbörjats i Briox och inte fortsatt parallellt i Fortnox.
Vanliga saker att tänka extra på
Om balansrapporten inte stämmer
Kontrollera först att ni jämför samma period i båda systemen. Kontrollera därefter ingående balanser, särskilt om ni har importerat via fil och flera räkenskapsår. Saknas poster i rapporten i jämförelse mot Fortnox, kontrollera att berörda konton har rätt kontoklass.
Om resultatrapporten inte stämmer
Kontrollera att alla verifikationer är bokförda i Fortnox innan migrationen. Kontrollera också att rätt räkenskapsår och period jämförs. Saknas poster i rapporten i jämförelse mot Fortnox, kontrollera att berörda konton har rätt kontoklass.
Kund- och leverantörsreskontra saknas
Kund- och leverantörsreskontra ingår inte i migrationen. Dock importeras bokförda verifikationer och bilderna för leverantörsfakturor. Bilderna för kundfakturor importeras inte till verifikaten.
Om avstämningen inte ser likadan ut
Avstämningsstatus följer inte med från Fortnox. Tidigare avstämda poster behöver därför markeras som avstämda i Briox efter migrationen.
Om ni behöver hämta mer information från Fortnox
Använd Fortnox som referens efter migrationen om ni behöver kontrollera historiska uppgifter, öppna fakturor eller detaljer som inte följde med i importen.
Sammanfattning
En lyckad migration bygger på tydlig planering, ett tydligt brytdatum och noggrann kontroll efter importen.
Bokför klart i Fortnox, stäm av så mycket som möjligt, dokumentera det som är öppet eller oavstämt, genomför migrationen och kontrollera sedan Briox mot Fortnox innan ni börjar arbeta vidare.
När kontrollerna är gjorda ska det dagliga arbetet fortsätta i Briox.
Kommentarer
0 kommentarer
logga in för att lämna en kommentar.