I denna artikel beskriver vi hur du kan mata in jämförelseårets uppgifter i programmet.

Förberedning

Först kan du ställa in ett räkenskapsår för referensåret i Inställningar - Bokföring - Räkenskapsår (om inget räkenskapsår ställts in ännu). Som standard erbjuder programmet nästa räkenskapsår som period för den nya redovisningsperioden, men datumen för perioden kan ändras för att matcha  jämförelsesåret. Efter detta är gjort kan du uppe till höger i programmet välja jämförelsesåret som den räkenskapsår du arbetar med.

Ta sedan fram en detaljerad balansräkning och resultaträkning(versioner av rapporterna där alla konton som använts inkluderats) från klientens jämförelseår.

Om du ännu inte är helt bekant med kontoplanen som används i Briox rekommenderar vi att du också öppnar den i en flik. Du hittar den t.ex. i Rapporter - Rapporter i listan REGISTER & LISTOR:

När du tar fram listan över konton rekommenderar vi att du tar med alla konton, så att den utskrivna listan visar både aktiva och inaktiva konton:

Det är bra att ha kontoplanen till hands, eftersom du då kan söka ett motsvarande konto 

för om du inte kan hitta en direkt numerisk motsvarighet i Briox för ett konto som du har använt tidigare, kan du söka efter ett lämpligt ersättningskonto i Briox baserat på kontonamnet istället. När du har kontoplanen i en ny flik kan du söka efter konton med CTRL + F/CMND + F.

När du har förberett klart kan du gå till avsnittet Bokföring - Verifikationer och börja lägga in saldon med hjälp av funktionen Lägg till verifikation.

Registrering i verifikat

Du kan fritt själv ange följande information:

• Verifikatets bokningsdatum
• Verifikatets beskrivning
• Verifikatets verifikationsserie

Verifikationstexten kan till exempel vara "Jämförelseårsdata" och datumet sätts vanligtvis till den sista dagen i räkenskapsåret.

De kontosaldon som finns i rapporterna förs in i kontotabellen enligt följande:

• Aktiva: positiva värden till debitkolumnen, negativa till kreditkolumnen
• Passiva: positiva värden till kreditkolumnen, negativa till debitkolumnen
• Resultaträkning: positiva värden till kreditkolumnen, negativa till debitkolumnen

Balansräkningen och resultaträkningen kan bokföras på samma verifikat eller, om du vill, kan du bokföra en separat verifikation för varje rapport.

Om du bokför varje rapport i separata verifikationer kan du använda följande konton från Briox standardkontoplan för motbokningen:

• Balansräkning: 2371 (vinst)/ 2375 (förlust)
• Resultaträkning: 9999 (årets resultat)

Om du bokför båda rapporterna på samma verifikat kommer du att få en direkt balansering i verifikatet. Vi rekommenderar ändå att du även i detta fall använder ovanstående konton som motkonton för rapporterna. Genom att bokföra resultatet på dessa konton hjälper dig att hantera de ingående balanserna.

Om du i ditt tidigare program inte har fördelat det tidigare räkenskapsårets vinst/förlust, kan du boka resultatet till konto 2251 i Briox.

OBS! När du bokför, kom ihåg att du alltid kan spara verifikatet som utkast även om verifikatet ännu inte balanserar.

Den sparade verifikationen (som ännu inte bokförts) finns vid Bokföring - Verifikationer i gruppen som heter Utkast. Där kan du öppna det sparade, inte ännu bokförda, verifikatet och fortsätta ditt arbete där du slutade.

När du är klar med verifikatet kan du lägga dem i bokföringen genom att klicka på knappen Bokför. När uppgifterna har förts in kommer de i nästa räkenskapsår synas i jämförelsekolumnerna i balans- och resultaträkningen.

Om kontot inte direkt hittas i kontotabellen

När du matar in siffror i kontotabellen öppnar programmet en lista över de aktiva konton som matchar inmatningen:

Vissa av de konton du behöver registrera kan vara inaktiva. Om du inte hittar det konto du behöver direkt bland de föreslagna kontona, kan du kontrollera om kontot du behöver finns i Briox kontoplan. Vi beskrev i det första kapitlet i denna artikel hur du i en annan flik kan öppna kontoplanen (Rapporter - Rapporter). Om kontot du behöver finns i kontoplanen, men det för tillfället är inaktivt, kan du mata in kontonumret i kontotabellen och trycka på Enter:

Programmet kommer att erbjuda dig möjligheten att aktivera kontot:

Om kontot du behöver inte alls finns och du inte kan hitta en lämplig ersättare i Briox kontoplan, kan du mata in kontonumret i kontotabellen och även i detta fall trycka på Enter.

I det här fallet erbjuder programmet dig möjligheten att lägga till kontot i kontoplanen:

Genom att klicka på OK kommer programmet att ta dig till en vy i vilken du kan lägga till uppgifter för kontot:

Här hittar du en mer detaljerad beskrivning av hur du skapar ett nytt konto. När du har sparat ditt nya konto kommer programmet att omdirigera dig tillbaka till verifikatvyn, och ditt nyskapta konto finns på följande rad i verifikatet:

Överföring av saldo

När du för jämförelseåret lagt in saldot kan du byta till följande räkenskapsår uppe i det högra hörnet av skärmen. Nu kan du överföra saldot från föregående räkenskapsåret till nästa räkenskapsårs ingående balans enligt följande instruktioner.

Saldona på kontona 2371 & 2375 allokeras inte automatiskt till konto 2251 (Resultat från tidigare räkenskapsår) när saldot överförs. Istället kan en manuell verifikation skapas i början av nästa räkenskapsår för att föra över saldona på konto 2371/ 2375 till konto 2251.

Om du lägger till konton i kontoplanen för jämförelseåret, måste du även lägga till dem för följande räkenskapsår. Om inte alla konton finns i kontoplanen för följande räkenskapsår kommer du att få en varning om att saldona inte är i balans när du gör saldoöverföringen. När du har lagt till de konton som saknades kan du gå till Register - Kontoplan - Ingående balans och göra överföringen igen. Ingående balanser kan överföras mer än en gång. Överföringen kommer alltid att hämta de aktuella bokförda saldona från det föregående räkenskapsåret.

Kund som börjar med Briox mitt i räkenskapsåret

Om en kund byter till programmet mitt i en räkenskapsperiod kan de ingående balanserna för den bokföring som redan gjorts i ett annat program läggas in på samma sätt som ovan (om du nöjer dig med att endast importera saldot för perioden till Briox).

Exempel: Kundens räkenskapsperiod är 1.1. - 31.12.2024. Räkenskapsperioden fram till mars har bokförts i ett annat program, och från och med mars kommer räkenskaperna att göras i Briox. I detta fall kan du ta balans- och resultaträkningen som genererats av kundens gamla system, filtrera dem för så att de gäller perioden: 1.1. - 31.3.2024, och använda dessa rapporter för att göra bokningar i början av räkenskapsåret i Briox.

När du bokför saldon för en redan avslutad period kan du återigen använda kontona 2371/ 2375 & 9999 för att bokföra rapporterna. När räkenskapsperioden i Briox tar slut, ta hänsyn till den bokföring du redan har gjort när du behandlar resultatet för räkenskapsperioden; bokför inte en rapport i slutet av räkenskapsperioden för resultatet för hela perioden, utan räkna bort den del du redan bokfört från bokningen.