Inkommande dokument-listan

Den inkommande dokument listan är skapad för att samla alla dina tolkade inkommande dokument i en vy, oavsett hur de har skickats eller laddats upp till ditt konto. Listan fungerar också som startpunkten för ditt arbetsflöde för att hantera inkommande dokument och filtrera, redigera eller skapa det som faktiskt ska inkluderas i din bokföring.

Behörighet för inkommande dokument:

Den inkommande dokument listan styrs av behörigheten för leverantörsfakturor och verifikationer som finns under Bokföring. Användare kommer också att behöva behörighet till kopplade dokument för att kunna se de kopplade bilderna.

• För att kunna se listan behöver du ha behörighet till leverantörsfakturor ELLER verifikationer. Om du inte har behörighet till den ena eller den andra dokumenttypen kommer du fortfarande att kunna se dem i listan men du kommer inte att kunna behandla dem.
  
  
• Om du har behörighet att Spara kan du både spara och avvisa ett dokument. När du avvisar ett dokument raderar du tolkningen eller e-fakturan, men får även möjlighet att behålla dokumentet i kopplade dokument.
  
  

Statusar

Tolkning ger de inkommande dokumenten olika status som du kan filtrera efter. Se nedan.

Full matchning: Roboten känner igen fakturan och alla dess fält.

För att tolkningen ska kunna returnera en full matchning se till att ange följande fält i leverantörsregistret:

• Namn (alltid) + en av parametrarna nedan:
  
• Företagsnummer
• IBAN
• Momsnummer
• E-post
• Telefonnummer

Full matchningsparametrar för Briox leverantörsfakturor:

• Leverantörsnamn
• Fakturanummer
• Fakturadatum (mottagningsdatum)
• Förfallodatum
• Total
• Moms
• Den sista konteringsraden som balanserar verifikationen eller fakturan: Vilka konton och hur mycket i debet eller kredit (Totalt - Moms - sista raden)

Full matchningsparametrar för Briox verifikationer:

• Verifikationsdatum
• Verifikationstext
• Konteringsrader i debet och kredit som balanserar verifikationen

Ofullständig matchning: Minst en av parametrarna ovan saknas för Briox.

Ingen matchning: Det är första gången roboten ser ett dokument som detta och tolkningen kan bara urskilja vilken typ av dokument det är: Leverantörsfaktura eller Verifikation.

Dokumenttyper

Tolkningsresultat kan skapa flera dokumenttyper. Se nedan.

E-faktura: En e-faktura kan inte ändras till någon annan typ.

Leverantörsfakturor och verifikationer: det är möjligt att ersätta dessa typer med varandra och roboten lär sig vad du väljer.

Obestämd typ: Med hjälp av tillgänglig information kan roboten inte avgöra om det är en leverantörsfaktura eller en verifikation och du måste bestämma dokumenttypen själv.

Tolkning misslyckades: Roboten förstår inte bilderna eller kan inte läsa dem. Till exempel om du har fått en logotyp från din kund. Trots det kan du skapa en verifikation eller faktura genom att klicka på dokumentet.

Obs! Dokument som laddas upp eller skickas till mappen Övriga dokument kommer att markeras som ej skickade för tolkning i listan. Du kan vid behov skicka dessa till tolkning från listan.

Listans huvudfunktioner:

• I listan visas alla dokument som finns i följande kopplade dokumentinkorgar:
  
  • Inkorg
  • Leverantörsfaktura
  • Verifikationer
  • Leverantörs E-fakturor
    
    
• Alla dokument som har skickats via e-mail, skannats eller laddats upp till ditt konto har redan skickats för tolkning och finns samlade här i väntan på att du ska granska om de har tolkats korrekt.

• Från listan kan du granska, korrigera och skapa verifikationer eller leverantörsfakturor från dina inkommande fakturor och kvitton. När du arbetar igenom inkommande dokument listan lär du också din robot hur dina dokument konteras för detta specifika konto.
  
  
  • Granska konteringen och bilden genom att klicka på dokumenten.
    
    
  • Slutföra konteringen vid behov, spara eller bokför sedan för att dokumentet ska inkluderas i din bokföring och visas i verifikation- eller leverantörsfakturalistan.
    
    
  • Med hjälp av tre punkter i slutet av raden kan du ändra dokumenttyp från leverantörsfaktura till verifikation och vice versa.
    
    
    
    
  • Om roboten inte kan tolka dokumentet eller dokumentet av någon anledning inte har skickats till tolkning kan du välja vilken typ av dokument som ska skapas i den modal som visas när du klickar på raden.
    
    

Masshantering

Inkommande dokument listan erbjuder dig en masshanteringsfunktion. Välj de dokument du vill hantera och välj vad du vill göra. Du kan använda filtren för att förkorta din lista.

Förhandsgranskning av kontering

För att ytterligare öka ditt arbetstempo kan du nu förhandsgranska konteringen av alla inkommande dokument som har statusen full matchning i inkommande dokument listan.

• För att öppna förhandsgranskningsvyn för alla dokument, markera rutan Förhandsgranska konteringsrader överst på sidan.
• För att förhandsgranska endast ett dokument, använd radverktyget som ser ut som ett öga.
  
  

Radverktyg

I slutet av raden hittar du radverktygen.

Här kan du:

• Läsa kommentarerna som skickas in med bilderna via skanner.
• Förhandsgranska bilden
• Förhandsgranska konteringsraderna för fakturan eller verifikationen.
• och klicka på de tre punkterna för att ändra dokumenttyp från leverantörsfaktura till verifikation och vice versa.