Startguide: Ditt första år med Briox

Ditt första år i tre delar: sätt upp företaget en gång, kom in i rytmen som återkommer varje månad eller kvartal, och stäng sedan året. Inget här kräver att du är ekonom.

Del 1 av 3 · en gång

Aktivering — så sätter du upp ditt företag

Tio steg, en gång. Ta dem i ordning: varje steg bygger på det föregående, och de senare stegen blir svårbegripliga innan de tidigare är gjorda. Gör den här delen i webbläsaren — det är enklare att sätta upp ett företag på en stor skärm.

1. Aktivera ditt konto Webb

   Öppna bekräftelsemejlet vi skickade och välj ditt lösenord. Det är det som kopplar dig till ditt företag.

   Var: mejlet från Briox

2. Kontrollera dina företagsuppgifter Webb

   Företagsnamn, organisationsnummer och adress hamnar på varenda faktura du skickar, så det är värt att få rätt innan något annat. Tre saker på den här sidan är värda att göra direkt — alla syns på dina fakturor.

   Ladda upp din logotyp. Dra in en JPG eller PNG i logotyprutan, upp till 2 MB. Har du ingen logotyp kryssar du i rutan under, så skrivs företagsnamnet ut i stället.

   Fyll i dina bankuppgifter. Det är hit du vill att kunderna betalar — bank, kontoinnehavare, kontonummer, IBAN och BIC. Här fyller du också i bankgiro, plusgiro och Swish. Det du skriver in är det som står på fakturan, så en faktura utan uppgifterna är en faktura ingen kan betala.

   Har du OCR-tjänst hos banken? Slå i så fall på Innehar OCR tjänst. Då skriver Briox ut ett strukturerat OCR-nummer på varje kundfaktura, vilket är det som gör att inbetalningar hittar tillbaka till rätt faktura av sig själva. Slå bara på den om banken faktiskt har gett dig tjänsten.

   Var: Inställningar → Företagsinställningar → Företagsinformation — logotypen ligger högst upp, resten under Bankuppgifter

   Företagsinformation · Logotyp

3. Möt Lennart, din AI-ekonom App Webb

   De flesta som startar på egen hand har ingen att fråga. Det har du. Lennart är en ekonom du pratar med på vanlig svenska — inga formulär, inga menyer, inga fackuttryck som krävs.

   Han är kopplad till ditt företag och ser din bokföring, dina fakturor och din bank. Du behöver aldrig förklara din verksamhet för honom två gånger.

   Säg hej redan nu — han hjälper dig genom varje steg nedan, och han finns där igen när du ska stänga året.

   Sådant som är värt att fråga honom: ”Är det här avdragsgillt?” · ”Vad gör jag med det här kvittot?” · ”Har jag missat något innan jag lämnar in momsen?” · ”Vad betyder den här siffran?”

   Var: app.lennart.ai — skapa ditt konto och logga in. Lennart har en egen inloggning, så det är en separat registrering från ditt Briox-konto.

   Skapa ditt Lennart-konto

4. Skapa ditt räkenskapsår Webb

   Ange vilka datum ditt räkenskapsår löper mellan. Briox kan inte bokföra någonting förrän det finns ett räkenskapsår, så det är det här steget som låser upp resten.

   Var: Inställningar → Bokföring → Räkenskapsår

   Skapa ett räkenskapsår · Att tänka på vid ett nytt räkenskapsår

5. Välj din kontoplan Webb

   Kontoplanen är listan över konton som din bokföring använder. Välj den standardkontoplan vi föreslår om inte din revisor har sagt något annat — du kan fylla på den senare.

   Var: Inställningar → Bokföring → Räkenskapsår, när du skapar året

   Välja kontoplan i Briox · Lägg till nytt konto

6. Koppla din bank Webb

   När banken är kopplad kommer dina banktransaktioner in i Briox av sig själva. Det här är det enskilda steg som sparar dig mest arbete senare, så hoppa inte över det.

   Kopplingen skapar samtidigt ett betalsätt, och det är värt att veta vad det är, för det gör mer än namnet antyder. Ett betalsätt knyter ihop tre saker: bankkontot pengarna faktiskt rör sig genom, kontot i din bokföring som pengarna hör hemma på, och hur betalningar skickas.

   Det är den kopplingen som gör att resten sköter sig själv. Varje betalning hamnar på rätt konto i bokföringen utan att du behöver bestämma det, och varje betalning går att följa från banken tillbaka till sin plats i bokföringen. Det är också det som gör att du över huvud taget kan betala leverantörsfakturor från Briox — del 2, steg 3.

   Var: Inställningar → Bokföring → Bank och Betalningar — det är samma sida för både bankkopplingen och betalsättet.

   Aktivera Open Banking · Bank och betalningar

   Du får välja vilket konto i din kontoplan bankkontot hör till. Det valet är vad betalsättet kommer ihåg, så det behöver bara göras en gång.

7. Koppla ditt skattekonto Webb

   Ge Briox läsbehörighet till ditt skattekonto hos Skatteverket, så kommer transaktionerna därifrån in på samma sätt som dina banktransaktioner — skatt, moms, arbetsgivaravgifter och ränta, avstämt mot din bokföring.

   Du godkänner Briox som ombud för skattekontot hos Skatteverket en gång. Efter det håller det sig uppdaterat självt.

   Var: Inställningar → Bokföring → Skatteverket

   Kom igång med ditt skattekonto · Skattekontot i vardagen

   Behörigheten du ger är enbart läsbehörighet, och den börjar gälla dagen efter att du godkänt den hos Skatteverket — så bli inte orolig om det inte dyker upp något samma eftermiddag.

8. Kommer du från Fortnox? Vi flyttar dina uppgifter Webb Beta

   Briox kan hämta över din bokföring från Fortnox — konton, verifikationer, kunder, leverantörer, artiklar, kostnadsställen, projekt och kopplade dokument. Du väljer vilka räkenskapsår och vilka uppgifter som ska med, och ingenting i ditt Fortnox-konto ändras.

   Var: Importer → Importera från Fortnox

   Koppla mot Fortnox  →  Välj räkenskapsår  →  Välj datatyper

   Börja med att höra av dig till oss. Migreringsverktyget är i beta, så vi slår på det för ditt företag individuellt — menyvalet syns inte förrän vi har gjort det. Mejla support@briox.se eller ring oss, så sätter vi upp det och går igenom det tillsammans med dig.

   Det finns också förberedelser att göra i Fortnox först — bokföra allt, stämma av det som går och stänga perioden — så att siffrorna kommer över rena. Migrationsguiden går igenom alltihop.

   Migrationsguide: Fortnox till Briox

9. Kommer du från något annat system? Webb

   Importera dina kunder, leverantörer och artiklar från en fil i stället för att skriva in dem. Börjar du från noll? Hoppa över det här — du kan lägga till dem efter hand.

   Var: Importer → Importera kunder, Importera leverantörer eller Importera artiklar

   Import av data till Briox · Kunder · Leverantörer · Artiklar

10. Ställ in dina utläggskategorier Webb

    Det är de val du får när du fotar ett kvitto i appen — resa, material, representation och så vidare. Att välja en kategori gör att du slipper skriva in vad utgiften var. Gå igenom listan, ta bort det du aldrig kommer använda, lägg till det som saknas och lägg de du använder mest överst.

    Var: Inställningar → Briox App → Utläggskategori

    Utläggskategori

    Fem minuter här sparar dig skrivande på varje kvitto resten av året.

Del 2 av 3 · varje månad eller kvartal

Ditt löpande arbete

Det här är varvet du kommer köra resten av året — pengar in, pengar ut, matchat mot banken och inrapporterat. Första gången tar en stund. Efter det är det samma sju saker, och de flesta får ner det till en eller två timmar i månaden.

1. Skicka dina fakturor App Webb

   Skapa en faktura och skicka den. Du kan lägga upp kunden och artikeln medan du skriver fakturan — du behöver inte fylla registren först. Bokföringen sker av sig själv.

   Var: Fakturering → Kundfakturor, eller +-knappen i appen

   Skapa en ny kundfaktura · Skicka via e-post · Kom igång med Briox Fakturering

2. Registrera vad du handlar App Webb

   Fota kvitton med mobilen när du får dem, och lägg in leverantörsfakturor när de kommer. Det är här det mesta av ditt dagliga arbete sker — att göra det löpande är det som håller resten enkelt.

   Var: Leverantörsfaktura → Leverantörsfaktura, eller Skicka in i appen

   Skapa en ny leverantörsfaktura · Det automatiserade flödet · Skapa en ny verifikation

3. Betala dina leverantörsfakturor — här lämnar pengarna faktiskt ditt konto App Webb

   Det här är det enda steget som flyttar riktiga pengar. Överallt annars i Briox registrerar du något som redan har hänt; här skickar du ett skarpt betalningsuppdrag till din bank, och din leverantör får betalt. Ingenting är en generalrepetition — hantera det som när du betalar från bankens egen app.

   Markera fakturorna du vill betala i leverantörsfakturalistan, klicka på Betala och välj hur de ska skickas.

   Direkt till banken App Webb
   Är banken kopplad skickar Briox betalningen åt dig, och du godkänner den så som banken brukar be dig göra. Den ligger sedan under Pågående betalningar tills banken bekräftat den. Det är den enda vägen som också fungerar i appen — praktiskt när du vill godkänna betalningar borta från skrivbordet.

   Som betalningsfil Webb
   Briox skapar en fil som du själv laddar upp till din bank, och pengarna går iväg när banken behandlar den. Använd den här vägen om banken inte är kopplad för betalningar.

   Har du redan betalat själv? Webb
   Då skickas ingenting härifrån — du har betalat från din egen bank, och det här talar bara om det för bokföringen. Registrera det under Manuell avstämning.

   Var: Leverantörsfaktura → Leverantörsfaktura — markera fakturorna och klicka Betala. Betalningar på väg ligger under Pågående betalningar; de du betalat själv under Manuell avstämning.

   Betalning av leverantörsfakturor · Skicka betalningar till din bank · Registrera som betald manuellt

   När en betalning väl gått till banken är det bara banken som kan stoppa den. Att ångra den i Briox tar bort bokföringen, inte överföringen — för att stoppa pengarna måste du ringa banken.

4. Matcha dina banktransaktioner — här blir fakturorna betalda i bokföringen Webb

   Dina banktransaktioner kommer in i Briox av sig själva och lägger sig i en lista. Det är här de möter dina fakturor — och det är värt att förstå vad som händer, för det är det steg folk oftast letar efter på fel ställe. Inga pengar rör sig i det här steget; det är steg 3 som gör det.

   Att matcha en transaktion mot en faktura är det som betalar fakturan i bokföringen. Pengarna har redan rört sig i banken — det här är din bokföring som kommer ikapp. Det finns inget separat ställe där du bockar av en kundfaktura som betald, och ingen leverantörsbetalning att bokföra för hand. Du drar pengarna som kommit in på kundfakturan de hör till, eller pengarna som gått ut på leverantörsfakturan, och klickar Behandla. Briox gör båda halvorna på en gång: fakturan markeras som betald, och betalningen bokförs.

   Transaktionen kommer in  →  Matcha mot fakturan  →  Behandla  →  Faktura betald + bokfört

   Det är också det som stämmer av din bank. Allt du behandlar försvinner ur listan, så din bokföring rör sig i takt med kontot i banken. Det som ligger kvar i listan är exakt det som ännu inte är redovisat — och därför betyder en tom lista vid månadens slut att månaden faktiskt är klar.

   En faktura du betalat i steg 3 ligger kvar här tills du matchar den — att skicka pengarna till banken bokför ingenting, det gör matchningen. De enda fakturor som saknas i listan är de du registrerat själv under Manuell avstämning.

   Briox föreslår de flesta matchningarna och du bekräftar dem. Allt är förstås inte fakturor: bankavgifter, räntor, skatteinbetalningar, ett eget uttag. Dem matchar du mot en konteringsmall i stället, och de bokförs på samma sätt.

   Var: Bank → Behandla Transaktioner — dra en transaktion till fakturan den hör till och klicka Behandla

   Behandla transaktioner i Bank · Bankmallar · Låt Briox göra mer av jobbet

   Gör det varje vecka i stället för att spara ihop det — det är mycket lättare att matcha medan du fortfarande minns vad betalningen gällde, och då tar månadsskiftet bara minuter.

5. Driv in det du har att fordra Webb

   Briox samlar ihop fakturorna som passerat förfallodatum och skickar påminnelserna åt dig, enligt det schema du ställt in. Betalar kunden ändå inte kan du ta ut dröjsmålsränta, eller lämna fakturan till inkasso utan att lämna listan.

   Och behöver du pengarna tidigare än kunden tänkt betala kan du sälja fakturan i stället för att vänta på den.

   Var: Fakturering → Påminnelser — välj Klar för inkasso för att lämna över fakturor, eller Sälj faktura för att få betalt nu

   Inställningar för påminnelser · Skapa påminnelsefakturor · Inkasso · Fakturafinansiering med Finansia

   Du slår på inkasso och fakturafinansiering första gången du använder dem — ingenting behöver ordnas i förväg.

6. Se hur företaget går App Webb

   Dina siffror uppdateras medan du arbetar — det finns ingen rapport att köra först. Titta när du gjort stegen ovan, så ser du ditt eget arbete speglas tillbaka.

   Ekonomisk översikt är snabbvyn, och det är där du följer likviditeten över året. Vill du ha den formella bilden svarar två rapporter på de flesta frågor: resultatrapporten visar vad du tjänat och gjort av med under en period, och balansrapporten visar vad du äger och vad du är skyldig en viss dag.

   Var: Rapporter → Ekonomisk översikt, eller startvyn i appen. Resultat- och balansrapporten ligger under Rapporter.

   Alla rapportguider · Likviditetsrapport · Resultatrapport – 12 månader

7. Redovisa din momsperiod Webb

   När perioden är slut kontrollerar Briox att din bokföring är komplett innan du lämnar in, talar om vad som saknas och kan skicka in rapporten åt dig.

   Var: Rapporter → Momsrapport

   Kontrollera, bokför och stäm av din momsperiod · Online momsinlämning

Del 3 av 3 · en gång om året

Stäng året Kommer snart

Den del folk bävar för, och anledningen till att många anlitar en redovisningskonsult. Briox gör om den till en checklista: den räknar ut vad som behöver göras för just ditt företag, håller reda på hur långt du kommit och säger till när något inte stämmer. Du kan lägga ifrån dig den och komma tillbaka.

Bokslutschecklistan byggs just nu och är inte igång ännu — själva inlämningen till myndigheterna via eDeklarera finns däremot redan idag.

Det mesta är att bekräfta arbete du redan gjort månad för månad, och det är därför del 2 spelar roll: ett år där banken matchats löpande ger ett kort bokslut. Dina framsteg sparas efter hand, så du kan ta det i korta pass i stället för att avsätta en helg, och allt som inte stämmer listas för dig med en länk till stället där du rättar det.

Om du kör fast

Fråga Lennart först — han kan ditt företag och finns där när som helst på dygnet. När det är något han inte kan reda ut finns det två olika sorters hjälp, och det sparar tid att veta vilken du behöver.

Frågor om programmet — var något ligger, varför en knapp är gråmarkerad, en import som inte går igenom, en siffra som inte dyker upp där du väntar dig den. Det är vad Briox support är till för, och de håller i det tills det fungerar.

Frågor om din bokföring är något annat, och supporten låtsas inte annat. Kommer du till en punkt där du vill ha ett par kunniga ögon på det — en ovanlig affärshändelse, ett beslut med skattekonsekvenser, eller helt enkelt tryggheten i att någon skriver under ditt år — hör av dig till oss, så sätter vi dig i kontakt med en redovisningskonsult som tar vid där Lennart slutar. Du måste inte lämna över allt: många vill ha hjälp med en sak och fortsätter sköta resten själva.