Nio steg för att lägga upp en kund och flytta in historiken, och en uppslagsdel för det du ändrar vid sidan om. Det löpande månadsarbetet ligger i en egen guide.
Huvudflöde
Lägg upp kunden
Stegen i den ordning de fungerar. Räkenskapsåret måste finnas innan du importerar något.
-
Skapa klientenPå byrånivå
Var: Klienthanterare → Klientöversikt → Lägg till klient
Fem flikar: företag, e-faktura, konsulter, slutanvändare och en summering. Sök fram bolaget på organisationsnummer i stället för att skriva in uppgifterna.
Välj mallbolag och kryssa i att AI-konteringen kopieras från en liknande kund. Slutanvändarens e-postadress måste vara unik.
Skapa klienter och användare · Start av byrå och klientuppsättning
-
Räkenskapsår och bokföringsmetodPå kundnivå
Var: Inställningar → Bokföring → Räkenskapsår
Lägg upp hela räkenskapsåret, också när kunden kommer in mitt i året. Kontoplan och bokföringsmetod väljs samtidigt och följer med året.
ObsBokföringsmetoden går inte att ändra på ett år som redan finns.
-
FöretagsuppgifterPå kundnivå
Var: Inställningar → Företagsinställningar → Företagsinformation
Uppgifterna syns på kundens fakturor. Här laddar du också upp logotypen, och kryssar ur momsregistrering om kunden inte är momsregistrerad.
-
Kommer kunden från FortnoxPå kundnivå
Var: Importer → Importera från Fortnox
Då finns en egen integration i stället för filimport. Du loggar in i Fortnox en gång och väljer bolag, räkenskapsår och vad som ska hämtas. Underlagen följer med, kopplade till rätt verifikat.
Ta ut rapporterna efteråt och gör stickprov mot Fortnox. Reskontran och avstämningsstatusen följer inte med — se Gamla poster ligger som oavstämda längre ner.
ObsStäng av e-faktura och utskriftstjänst i Fortnox innan du slår på dem i Briox.
-
Kommer kunden från ett annat programPå kundnivå
Var: Importer → Importera SIE-fil, och Importer → Importera kunder · leverantörer · artiklar
Då är det SIE-filen som gäller: typ 4, en fil per räkenskapsår. Kund-, leverantörs- och artikelregistren importeras var för sig.
Ta ut rapporterna efteråt och gör stickprov mot det gamla systemet. Reskontran följer inte med, så lägg in de obetalda fakturorna med ursprungligt datum och nummer.
Importera SIE-fil · Import av data till Briox · Ingående balanser
-
Bjud in kundenPå kundnivå
Var: Administration → Hantera användare
Skickades ingen inbjudan vid uppläggningen ligger användaren här och väntar. Mejlet innehåller en länk för lösenord och en QR-kod till appen. Kontot aktiveras först när kunden loggar in.
Skicka guiden till kunden. Din del i Briox beskriver kundens egen del — kvitton och underlag, betalningar och egna kundfakturor — och vad som är ditt.
Lägg till användare och tilldela behörigheter · Samarbeta med kunden via appen · Din del i Briox
-
BankkopplingenKunden gör detta
Var: kunden gör det i Briox-appen. Syns sedan under Inställningar → Bokföring → Bank och Betalningar
Open banking aktiveras av kontoinnehavaren, enklast i appen vid första inloggningen. Kunden väljer från vilket datum transaktionerna hämtas — förvalet är 90 dagar bakåt, så be kunden sätta övertagandedatumet.
Kopplingen dyker sedan upp som ett betalsätt hos kunden, och är det som gör att kunden kan betala sina leverantörsfakturor i Briox.
-
Vägarna in för underlagPå kundnivå
Var: Inställningar → Bokföring → E-faktura · Kivra, och Arkivplats → Kopplade dokument
Vi rekommenderar att leverantörsfakturorna kommer in som e-fakturor. De tolkas bäst, går snabbast fram till kunden för betalning och är de som automatiken kan bokföra på egen hand.
Går det inte tar du emot dem via Kivra, som kräver att kunden har en användare, eller på mejl till adressen under Kopplade dokument.
Kvitton kommer bäst in genom appen. Kunden fotar kvittot direkt vid köpet och väljer kategori, och då följer betalsätt och kontering med. Det gör de inte när kvittot mejlas in.
-
Aktivera integrationerPå kundnivå
Var: Integrationer
Marknadsplatsen listar allt som går att koppla på, sorterat per kategori. En del slås på direkt med en knapp, andra kräver att kunden registrerar sig hos partnern först.
De vanligaste: eDeklarera för årsredovisning och deklaration, Kivra för digital post, Crediflow för e-fakturering och utskrift, Crona Lön för lönen, AgeraPay för inkasso och Finansia för fakturaköp. Har kunden en webbshop finns kopplingar till Stripe, Klarna, WooCommerce, Shopify och Sirvoy.
Slå bara på det kunden faktiskt ska använda — listan går att gå igenom igen när behovet dyker upp.
Aktivera integrationer · Crona Lön · Inkasso · Fakturafinansiering
Uppslagsdel
Vill du ändra något?
Det mesta är påslaget som standard. De här ändrar du bara när kunden behöver något annat.
I byråkontot
En ny kollega ska börja arbeta i en kund
Var: Administration → Hantera användare, sedan Administration → Hantera konsulter
Lägg först till användaren och slå på modulen Klienthanterare, annars kommer hen inte in i kunderna via byrån. Syns behörigheten inte direkt — logga ut och in igen.
Ge sedan access till kunderna under Hantera konsulter. Därifrån tilldelas en konsult flera bolag på en gång, i stället för en kund i taget.
De färdiga rollerna räcker inte
Var: Inställningar → Klienthanterare → Rollmallar
Bygg egna rollmallar en gång för hela byrån, så kan de väljas när kunder och användare skapas.
Samma inställningar till flera kunder
Var: Klienthanterare → Adminverktyg
Adminverktyget kopierar inställningar i efterhand från en kund till andra: kontoplan, register, konteringsmallar, bankens matchningsregler och mer. Mottagaren måste ha ett räkenskapsår.
Hos kunden
Gamla poster ligger som oavstämda
Var: Bokföring → Avstämning
Avstämningsstatusen följer inte med någon import. Välj bankkontot och brytdatumet, markera allt utom det du vet är obetalt och stäm av. Kvar ligger bara det som ska matchas mot kommande betalningar.
Ett konto saknas
Var: Register → Kontoplan
Kontoplanen fylls på av importen, så komplettera först när du märker att något fattas. Konton utan kontoklass syns varken i balans- eller resultatrapporten.
Automatiseringen ska vara snävare
Var: Inställningar → Bokföring → Automatisering inkommande dokument, och Inställningar → Bokföring → Automatisering Bank
Våra rekommenderade inställningar är på som standard. Sätt ett maxbelopp för vad som får bokföras automatiskt, eller flagga enskilda leverantörer för manuell hantering.
Attestering behövs
Var: Inställningar → Bokföring → Attest / Betalförslag
Tillåt betalning och betalattest innan du bokför är på som standard. Hos en mindre kund som sköter betalningarna själv behövs sällan någon attestering — den gör bara flödet längre. Övriga nivåer slår du på vid behov, till exempel hos föreningar.
Fler konton eller kort
Var: Inställningar → Bokföring → Bank och Betalningar
Kopplade bankkonton dyker upp här som betalsätt. Det du markerar som standard blir förstaval på flera ställen i programmet. Samma betalsätt kan ha flera kort — kortet känns igen när kunden fotar ett kvitto.
Ändra kategorier i appen
Var: Inställningar → Briox App → Utläggskategori
Kategorierna styr konteringen av kundens kvitton. Korta listan till det kunden har och lägg en instruktionstext där det behövs — kommentaren går att göra obligatorisk.
Kunden behöver projekt, kostnadsställen eller periodisering
Var: Inställningar → Företagsinställningar → Aktivera funktionalitet
De ligger avstängda tills någon slår på dem, och kostar inget extra. Samma sak gäller valuta, avtalsfakturering, påminnelser och räntefakturering.
Projekt · Kostnadsställe · Periodiseringar · Avtalsfakturering
Fakturanumren ska fortsätta där det gamla systemet slutade
Var: Inställningar → Fakturering → Nummerserier
Nummerserierna börjar på 1 som standard. Under Fakturering ställer du också in dokumenttexter, e-postdokument, betalningsvillkor, utskriftsmallar och avrundning.
Byrån ska se skattekontot
Var: Inställningar → Bokföring → Skatteverket
Kundens ägare lägger till byrån som ombud hos Skatteverket, och läsbehörighet räcker. Sedan fungerar skattekontot som bankfunktionen.
Kunden har anläggningstillgångar
Var: Importer → Importera tillgångar
Registret exporteras ur det gamla systemet och läses in som fil. En tillgång med ingående balans måste också ha ett datum för när den är avskriven till och med.
Material som inte ska bokföras
Var: Arkivplats → Arkivplats
Avtal, protokoll och gammal bokföring som bara ska sparas läggs i en egen mapp i arkivet. PDF, Word, Excel och bildfiler fungerar.
Innan kunden är i drift
- Hela räkenskapsåret upplagt, med rätt bokföringsmetod
- Ingående balanser stämmer med det gamla systemet
- Importerna är kontrollerade
- Öppna fakturor inlagda
- Bankkontot avstämt fram till brytdatumet
- Banken kopplad från rätt datum
- Eventuell e-fakturering påslagen, och avstängd i det gamla systemet
- Kunden inloggad i appen minst en gång
Kommentarer
0 kommentarer
logga in för att lämna en kommentar.