Månadsvarvet i en kunddatabas: vad som sköter sig själv medan månaden går, vad du gör när du sätter dig med perioden, och var i programmet det sitter. Uppstarten och kundupplägget ligger i en egen guide.
Under månaden
Det som sker utan att du loggar in
Tanken är att du inte ska behöva vara inne i kundens bolag mellan perioderna. Underlagen kommer in, tolkas och kopplas ihop på egen hand, och kunden sköter sina betalningar själv. Det är förutsättningen för att resten av den här guiden ska ta den tid den gör.
Underlagen kommer in av sig själva
Kunden fotar kvittot i appen vid köpet och väljer kategori — då följer betalsätt och kontering med. Leverantörsfakturorna kommer in som e-faktura eller på mejl.
Tolkningen och automatiken gör grovjobbet
Allt som kommer in tolkas direkt. E-fakturor som matchar helt bokförs, kvitton som matchar helt blir verifikationsutkast, och utkasten matchas mot rätt banktransaktion. Det som inte går att tolka blir liggande åt dig — med en varning om vad som behöver kontrolleras.
Kunden betalar utan att gå via dig
Bokföringen och betalningen är frikopplade. En leverantörsfaktura kan gå direkt till kunden för betalning utan att du har tittat på den, och du bokför när det passar dig. Ingen betalfil att skicka, och inget som står och väntar på dig över en semester.
När du sätter dig med perioden
Från inkorg till inlämnad moms
Fyra steg i den ordning de fungerar. Momsrapporten kontrollerar själv om bokföringen är komplett, så den är också din checklista — men bara om banken är avstämd först.
-
Töm Inkommande dokument
Var: Inkommande dokument, med flikarna Kvitton · Leverantörsfakturor · Övrigt
Här ligger det automatiken inte kunde ta hela vägen. Filtrera på period så får du fram just den månad du arbetar med.
Varje dokument har en matchningsstatus — Full, Delvis eller Ingen. Full matchning bokför du direkt ur listan, flera åt gången. Resten öppnar du och kompletterar.
Spara eller Bokför avgör var du avslutar jobbet. Sparar du blir kvittot ett verifikationsutkast och leverantörsfakturan en osparad post — de dyker upp i bankvyn och färdigställs där, mot sin transaktion.
För underlag som hör till en banktransaktion är utkastet oftast smidigast: verifikationen skapas sedan ur banktransaktionens uppgifter, så du behöver bara fylla i tillräckligt för att utkastet ska hänga ihop.
-
Stäm av banktransaktioner
Var: Bank → Stäm av banktransaktioner
Gå igenom matchningarna
Programmet föreslår matchningarna automatiskt. Du går igenom dem under Matchade transaktioner — bilden visas bredvid konteringen — och Behandla alla bokför hela listan på en gång.
Fakturabetalningar som matchar helt bokförs automatiskt som standard. De väntar aldrig på dig här.
Det som ligger kvar
Transaktionerna ligger till vänster, underlagen till höger: fakturor, verifikationer, verifikationsutkast, inkommande kvitton och konteringsmallar.
Det som blir över klarade inte automatiken. Är det mycket är det inställningarna som ska ses över, inte något du ska rätta för hand.
Poster som aldrig får underlag — bankavgifter, räntor, fasta överföringar — ger du en bankmall med regel. Nästa månad går de igenom av sig själva. När listan är tom är perioden avstämd.
När underlag saknas
Markera raderna och klicka Begär underlag. Kunden får en notis i appen och laddar upp där. Statusen går från Underlag begärt till Mottaget, färdigkopplad, så du slipper leta i mejlen.
Stäm av banktransaktioner · Matcha utkast och verifikationer · Bankmallar · Begär underlag
-
Skattekontot
Var: Skattekonto → Transaktionslista och Stäm av skattetransaktioner
Är byrån ombud hos Skatteverket hämtas saldot varje natt. Skattetransaktionerna behandlar du på samma sätt som banktransaktionerna — samma vy, samma matchning, samma Behandla alla.
Preliminärskatt, arbetsgivaravgifter och moms kommer varje månad, så de lönar sig att lägga en konteringsmall och en matchningsregel på.
-
Kontrollera momsen, lämna in, stäng perioden
Var: Rapporter → Momsrapport, välj period
Kontrollen före inlämning
Briox listar vad som fattas. Obokförda kund-, kontant- och leverantörsfakturor blockerar — klicka på posten så öppnas listan, redan filtrerad.
Övrigt är varningar: periodiseringar och avskrivningar som inte körts, obehandlade banktransaktioner, differenser mellan momskontots saldo och rapporten. Det här ersätter den genomgång du annars gjort för hand. Gör ändå stickprov i Resultatrapport och Balansrapport.
Inlämningen
Deklarationen går härifrån rakt till Skatteverket. Briox skickar först ett utkast, visar eventuella kommentarer tillbaka, och därefter låser och signerar du med e-legitimation. Kvittensnumret hamnar i Briox. Du kan också välja Skapa momsrapportfil och lämna in filen hos Skatteverket själv.
Periodstängningen
Momsverifikatet stänger perioden till och med momsperiodens sista dag, och flyttar nettomomsen till avräknings- eller skattekontot. Stängningen går bara framåt, så en sen rapport för en tidigare period öppnar inget som redan är låst.
Kontrollera, bokför och stäm av din momsperiod · Online momsinlämning · Momshantering i Briox
Uppslagsdel
Vill du ändra något?
Det mesta är påslaget som standard. De här tar du till när kunden behöver något annat, eller när något inte beter sig som du väntat dig.
Få bort det återkommande
Samma banktransaktion varje månad
Var: Inställningar → Bokföring → Konteringsmallar, kryssa i kolumnen Bank
Dra transaktionen på mallen första gången, så frågar Briox om den ska matchas automatiskt i framtiden. Regeln kan bygga på transaktionstext, OCR-nummer, belopp eller förväntad dag i månaden — med tillåten avvikelse. Stjärna matchar fritt: *bankavgift*.
Automatiken gör för mycket, eller för lite
Var: Inställningar → Bokföring → Automatisering inkommande dokument
Våra rekommenderade inställningar är på som standard. Där styr du om e-fakturor som matchar helt ska bokföras direkt, om kvitton ska bli utkast eller verifikat, och om nya leverantörer får skapas ur tolkad data.
När underlaget inte kommer
Du vill bli klar nu och ha underlaget sedan
Var: Bank → Stäm av banktransaktioner → Bokför mot observationskonto
Transaktionerna bokförs mot ett utredningskonto och en underlagsbegäran går ut per verifikat. Kontot sparas som standard till nästa gång. Så blir bankavstämningen klar utan att det saknade kvittot blockerar perioden.
Kunden mejlar kvitton i stället för att fota
Var: Inställningar → Briox App → Utläggskategori
Ett mejlat kvitto kommer in utan kategori, betalsätt och kontering — allt det får du göra själv. Fotar kunden i appen följer det med. Korta kategorilistan till det kunden faktiskt har, så blir valet enkelt för dem och konteringen rätt för dig.
Kunden skickar in samma underlag flera gånger
Briox varnar i listan när det redan finns ett dokument eller en leverantörsfaktura med samma fakturanummer för leverantören. I appens Skicka in ser kunden själv vad som är inskickat och färdigbehandlat — hänvisa dit, så slipper de skicka om i onödan.
Kundens pengar in och ut
Kunden får inte betalt
Var: Fakturering → Påminnelser
Påminnelserna skapas på den takt som ställts in, och räntefakturering och inkasso ligger i samma lista. Påminnelseavgifter kan hanteras automatiskt när betalningen kommer in i banken.
Kunden vill ha attest innan betalning
Var: Inställningar → Bokföring → Attest / Betalförslag
Tillåt betalning och betalattest innan du bokför är på som standard. Hos en mindre kund som sköter betalningarna själv behövs sällan någon attestering — den gör bara flödet längre. Slå på övriga nivåer där det verkligen behövs, till exempel hos föreningar.
Ett nytt kort dyker upp i kvittona
Var: Inställningar → Bokföring → Bank och Betalningar
Samma betalsätt kan ha flera kort. Första gången kunden fotar med ett nytt kort föreslår appen att lägga till det — då får kommande kvitton rätt konto. Det betalsätt du sätter som standard blir förstaval på flera ställen i programmet.
Kontroll och rättelse
Momsen ser konstig ut
Var: Rapporter → Momsrapport → Momsavvikelserapport
Listar verifikationer där momspliktig försäljning saknar utgående moms, eller där momsen avviker mer än en procentenhet från momssatsen. Verifikat med flera momssatser flaggas för manuell kontroll mot originalhandlingen.
Något behöver rättas i en stängd period
Var: Inställningar → Bokföring → Låsning av period
Perioden låses automatiskt när momsverifikatet bokförs. Behöver du rätta något bakåt låser du upp den här, och sätter tillbaka låsdatumet efteråt.
Korrigera en verifikation · Ändra bokförd leverantörsfaktura
Gamla poster ligger kvar som oavstämda
Var: Bokföring → Avstämning
Välj kontot och brytdatumet, markera det du vet är hanterat och stäm av. Kvar ligger bara det som faktiskt väntar på en motpart.
Kostnaden hör till en annan period
Var: på fakturan, efter att Periodiseringar aktiverats under Inställningar → Företagsinställningar → Aktivera funktionalitet
Periodiseringar som inte körts dyker upp som en varning i momsrapportens kontroll, så de går inte förbi obemärkt.
Innan du stänger perioden
- Inkommande dokument är tom
- Inga obehandlade banktransaktioner kvar
- Skattekontot avstämt
- Momsrapportens kontroll utan blockerande poster
- Periodiseringar och avskrivningar körda
- Öppna underlagsbegäranden besvarade eller avförda
- Stickprov gjorda i resultat- och balansrapporten
- Momsdeklarationen inlämnad och kvittens sparad
Kommentarer
0 kommentarer
logga in för att lämna en kommentar.